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Step by Step zur Nutzung eines Warenwirtschaftssystems

12.01.2021

Ihr ältester Sohn riet ihr davon ab, es zu weit zu treiben. Davon hatte sie schließlich gar keine Ahnung. Doch sie ließ sich noch nie von jemandem reinreden und beschloss, ihren kleinen Online Shop um ein Warenwirtschaftssystem zu erweitern.

Inzwischen war sie hauptberufliche Online-Händlerin. Sie produzierte ihre Ware selbst, verpackte sie in Eigenregie und verschickte sie auch persönlich. Zwei halbtagsangestellte Hilfskräfte unterstützten sie bei der Produktion.

Langsam verlor sie jedoch den Überblick über die Verbrauchsmaterialien und Anfragen gingen ihr unter, was wiederum zu Beschwerden führte. Inzwischen verbrachte sie mehr Zeit damit, Kundenanfragen zu managen und einzukaufen, als damit neue Artikel zu entwickeln. Vom Individualdesign ihrer Uhren verabschiedete sie sich allmählig und wiederholte immer wieder Vorlagen, die gut bei den Kunden anzukommen schienen.

Zwei Frauen reden miteinander und schauen auf einen Monitor

Damit ein Warenwirtschaftssystem ihrem Unternehmen auch wirklich einen Mehrwert bot, musste sie zunächst einige Überlegungen treffen. Dazu setze sie sich mit dem Berater eines WWS-Anbieters und ihrem Webentwickler des Vertrauens an einen Tisch.

Der Berater erklärte ihr zunächst, wie toll sein System war – war ja schließlich auch sein Job. Der Webentwickler ging die Sache etwas neutraler an.

Ab wann macht es überhaupt Sinn über ein WWS nachzudenken?

Wenn die Anzahl der täglichen Bestellungen eine gewisse Schwelle erreichen, macht es grundsätzlich Sinn über ein Warenwirtschaftssystem nachzudenken. Diese „Schwelle“ ist dann erreicht, wenn du deine Bestellungen nicht mehr gemütlich händeln kannst. Bei ca. 30-60 Bestellungen am Tag wirst du selbst merken, dass du den Überblick verlierst. Natürlich steigen dementsprechend auch Beschwerden und Fragen deiner Kunden.

Auch wenn du merkst, dass deine Buchhaltung langsam unübersichtlich wird oder dir manchmal Materialien fehlen und du Kunden vertrösten musst, ist die Zeit zum Handeln gekommen.

Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

  • Generell sparts du Zeit, weil viele manuellen Schritte automatisiert werden können.
  • Du hast einen genauen Überblick über Verbrauchsmaterialien und bekommst Benachrichtigung, falls etwas nachgekauft werden muss.
  • Du weißt genau, welche Artikel noch im Lager sind und wo nachproduziert werden muss.
  • Du hast die Möglichkeit eine Finanzbuchhaltungs-Software anzubinden.
  • Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt dich bei steuerrechtlichen Pflichten (z.B. Einhaltung der GoBD-konformen Buchhaltung).
  • Bei Bedarf kannst du mehrere Lager verwalten und die Artikelbestände getrennt pflegen.
  • Du kannst Stornierungen verwalten (die meisten Shopsysteme können das nicht oder nur unzureichend).
  • Durch die Nutzung eines WWS können Rechnungen und Gutschriften besser verwaltet werden (Gutschriften können Online-Shopsysteme oft gar nicht verarbeiten).
  • Auswertungen über Bestellungen, Kundenvorlieben oder Ladenhüter geben dir einen besseren Fahrplan für deine Strategie.
  • Du kannst zusätzliche Marketing-Module und ein Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-System) anbinden.
  • Die Kommunikation zu Lieferanten und Vertriebspartnern kann besser gesteuert werden.
  • Falls es einen lokalen Handel gibt, kann das Warenwirtschaftssystem sowohl den Online- als auch den Offlinehandel für dich managen. Lagerbestände können so besser synchron gehalten werden.

Und Nachteile gibt es natürlich auch, oder?

  • Die Einrichtungsphase kann sehr komplex und teuer werden. Lizenzen und ggf. Serverkosten müssen gezahlt werden.
  • Du musst dir eventuell eine Schnittstelle oder ein Plugin für dein Shopsystem programmieren lassen, wenn es nicht schon eine entsprechende Anbindungslösung gibt.
  • Du musst dich mit der Bedienung des Systems auseinandersetzen. Meistens werden kostenpflichtige Schulungen vom Anbieter selbst durchgeführt.
  • Wenn schon zu viel Chaos in den Bestandsdaten vorhanden ist, kann es sehr umständlich und nervig sein, die Daten in das WWS zu überführen.

Sie fühlte sich leicht überfordert mit den ganzen neuen Informationen. Ihr Budget war begrenzt und wenn sie jetzt einen Fehler machte und in die falsche Softwarelösung investierte, wäre ihr Traum wie eine Seifenblase geplatzt. Also erst nachdenken, dann handeln!

Ein trauriger Hund inmitten von Paketen

Wenn du dich für „die falsche“ Lösung entscheidest, ist der Umstieg auf ein neues Warenwirtschaftssystem mit den gleichen Nachteilen verbunden, wie eben genannt. Von etwaigen Mindestlaufzeiten für diverse Lizenzen mal ganz abgesehen.

Deshalb solltest du dir unbedingt die Zeit nehmen und alle technischen und strategischen Fragen vorher klären und die Systeme gut miteinander vergleichen.

Welches Warenwirtschaftssystem ist für mich geeignet?

Wir wollen uns an dieser Stelle davon distanzieren, dir konkrete Systeme vorzustellen. Wir sind der Ansicht, dass es ganz darauf ankommt, in welcher Situation du dich befindest, welche Ziele du hast und welches Budget dir zur Verfügung steht. Du solltest die Suche möglichst unvoreingenommen beginnen.

Entscheidungsgrundlage ist das vorhandene Shopsystem (wenn den schon eins im Einsatz ist). Es gibt e Commerce Lösungen, die ein Warenwirtschaftssystem bereits integriert haben. Der Funktionsumfang dieser Hybridlösungen ist manchmal mehr und manchmal weniger geeignet für die eigenen Anforderungen.

Stelle dir also zunächst die Frage „Was kann mein Online Shop System schon von Haus aus?“ Vielleicht deckt dein Webshop bereits vieles ab und könnte durch ein individuell programmiertes Modul erweitert werden. Das ist meist kostengünstiger, als die Einführung eines Warenwirtschaftssystems.

Falls ein WWS grundsätzlich in Frage kommt, stelle dir jetzt die Frage „Cloud Lösung oder eigener Server?“ Mit dem Beantworten dieser Frage, schließt du gleich schon eine Menge Anbieter aus.

Spätestens jetzt solltest du dir eine Liste der Funktionsanforderungen machen, die du an das System hast. Vergleiche nun die möglichen Warenwirtschaftssysteme anhand der folgenden Kriterien miteinander:

  • Passt der Funktionsumfang zu deinen Anforderungen?
  • Lizenzmodelle (ist z.B. eine 1-User-Lizenz möglich?)
  • Welche Schnittstellen und welche technische Möglichkeiten für den Datenaustausch mit dem Shop gibt es (CSV-Exporte, RESTful API oder Direktzugriff auf die Datenbank)?
  • Auf welcher Technologie basiert das WWS, und müssten eventuell neue Server oder andere notwendige Lizenzen angeschafft werden.
  • Und eine ganz wichtige Frage: Ist mir der Anbieter grundsätzlich sympathisch?
  • Zusätzlich zu diesen Kriterien helfen dir natürlich auch Erfahrungsberichte von anderen Anwendern.

Ein bisschen sicherer fühlte sie sich nun, bei dem was sie tat. Nach dem ersten Gespräch, hatte sie noch drei weitere. Bei einem Anbieter fühlte sie sich besonders gut verstanden, so dass die Entscheidung gefallen war. Der Webentwickler ihres Vertrauens prüfte die technischen Möglichkeiten zusätzlich auf Herz und Nieren.

In den kommenden Wochen sollte die Installation und Konfiguration starten. Gut dass sie nicht gewartet hatte, bis ihr das ganze Geschäft über den Kopf wuchs.

Vielen Dank …

… an die Menschen, die uns die Inspiration zu unserer Protagonistin gegeben haben. Unsere Projekterfahrungen mit euch, haben uns  sehr bei der Erstellung dieses Beitrags geholfen, mit dem wir nun hoffentlich auch andere UnternehmerInnen unterstützen können.

von Daniela Brigula

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